Số hoá gia bảo: chụp ảnh, quét tài liệu, đặt tên tệp, ghi thông tin và lưu trữ cho nhiều thế hệ
Trả lời ngắn: số hoá gia bảo là làm bản sao kỹ thuật số của món đồ và câu chuyện đi kèm, để còn xem được, chia được cho nhiều nhánh con cháu, và còn lại khi bản gốc hư hay mất. Làm theo năm việc: chọn món cần làm trước, chụp hoặc quét đúng cách, đặt tên tệp theo một quy tắc, ghi thông tin vào một bảng danh mục, và lưu ít nhất ba bản ở hai loại thiết bị, một bản ngoài nhà. Bản số không thay bản gốc, nhưng giúp bản gốc ít phải cầm nắm hơn. Phần hay bị bỏ quên nhất là ai giữ mật khẩu và cách chuyển dữ liệu cho người sau.
Vì sao nên số hoá gia bảo
Một tấm ảnh cũ chỉ có một bản. Cuốn gia phả viết tay chỉ một nhà giữ. Lá thư ông viết cho bà nằm trong hộp của một người cháu. Khi gia đình tản đi nhiều nơi, những món này chỉ đến được với một nhánh, các nhánh khác chỉ nghe kể. Khi có hoả hoạn, ngập lụt, mối mọt, thứ mất đi không chỉ là món đồ mà cả phần ký ức gắn với nó.
Số hoá giải quyết được một phần. Bản số chia được cho mọi người mà không ai phải nhường ai. Người muốn xem không cần mở hộp, lật trang, nên bản gốc bớt mòn. Nếu bản gốc hư, ít nhất hình ảnh và chữ còn lại. Cách giữ bản giấy đã có ở các bài về bảo quản; bài này nói cách làm và giữ bản số sao cho nó sống được lâu hơn một chiếc điện thoại.
Làm món nào trước
Không cần số hoá tất cả cùng lúc. Bắt đầu theo thứ tự:
- Những món duy nhất và dễ hỏng: ảnh cũ, thư tay, gia phả, giấy tờ viết tay.
- Lời kể của người lớn tuổi, vì người kể không chờ được.
- Những món đồ có giá trị lớn, cần ảnh cho hồ sơ, bảo hiểm, trình báo nếu mất.
- Những món sắp được trao đi, để các nhánh khác vẫn có hình.
- Các món còn lại, làm dần.
Bảng cách số hoá theo loại
| Loại | Cách làm | Bản gốc nên lưu dạng | Bản để xem, chia sẻ |
|---|---|---|---|
| Ảnh giấy | Máy quét phẳng, mặt trước và mặt sau | Định dạng không nén như TIFF hoặc PNG | JPEG |
| Thư, giấy tờ, gia phả | Máy quét phẳng; sách dày thì chụp từ trên xuống | TIFF hoặc PNG từng trang | PDF gộp các trang |
| Đồ vật ba chiều | Chụp ảnh nhiều mặt, có thước | Tệp gốc lớn nhất máy ảnh cho phép | JPEG |
| Lời kể | Ghi âm hoặc quay video | Tệp gốc của thiết bị | Bản nén nhỏ và bản chép lời |
| Phim, băng cũ | Nhờ dịch vụ chuyển đổi có thiết bị phù hợp | Tệp chất lượng cao nhất có thể | Bản nén để xem |
Nguyên tắc chung: giữ một bản gốc ở chất lượng cao nhất có thể và không chỉnh sửa, rồi làm bản nhẹ hơn để xem và gửi. Mọi chỉnh sửa như cắt, chỉnh màu, phục hồi vết rách đều làm trên bản sao.
Quét ảnh và giấy tờ
Máy quét phẳng cho kết quả đều và ít méo hơn chụp bằng điện thoại. Với ảnh nhỏ, quét ở độ phân giải cao để sau này có thể phóng lớn; người làm lưu trữ thường khuyên mức cao hơn hẳn mức đủ xem trên màn hình. Với giấy tờ, mức vừa phải là đủ đọc rõ chữ. Luôn quét cả mặt sau ảnh: chữ ghi tay ở mặt sau thường là thông tin quý nhất, ai, ở đâu, dịp gì.
Lau mặt kính máy quét bằng vải mềm trước mỗi buổi. Không ép mạnh nắp lên ảnh cong hay giấy giòn; với sách dày, gia phả đóng gáy, chụp từ trên xuống với hai đèn chiếu chéo hai bên thay vì úp lên máy quét. Không tháo gáy sách cũ để quét cho tiện.
Chụp đồ vật cho có ích
Ảnh đồ vật để lưu trữ khác ảnh để khoe. Ảnh lưu trữ cần trung thực và đủ thông tin:
- Nền trơn, màu trung tính, xám nhạt hoặc trắng ngà.
- Ánh sáng ban ngày gần cửa sổ, không nắng chiếu thẳng, không đèn flash trực diện.
- Một chiếc thước đặt cạnh món đồ trong một số ảnh để biết kích thước.
- Đủ các mặt: trước, sau, hai bên, trên, đáy, lòng trong nếu có.
- Ảnh cận chi tiết: hoa văn, chữ khắc, dấu, vết sửa, vết hỏng.
- Một ảnh toàn cảnh món đồ ở chỗ nó đang được bày, để người sau biết nó từng ở đâu.
Chụp xong, xem lại ngay trên màn hình lớn. Ảnh mờ, lệch màu thì chụp lại khi món đồ còn đang được bày ra, đỡ phải lấy ra lần nữa.
Đặt tên tệp theo một quy tắc
Nghìn tấm ảnh tên "IMG_" kèm số thứ tự là nghìn tấm ảnh không ai tìm được. Chọn một quy tắc đơn giản và dùng cho mọi tệp. Ví dụ: mã món theo danh sách kiểm kê, rồi loại ảnh, rồi số thứ tự. Món số mười hai trong danh sách, ảnh mặt trước, ảnh thứ nhất: mon012-truoc-01. Viết không dấu, dùng gạch ngang, không dấu cách, để tên tệp đọc được trên mọi máy.
Thư mục cũng theo quy tắc: mỗi món một thư mục, hoặc mỗi loại một thư mục lớn. Quan trọng nhất là cả nhà dùng chung một quy tắc, ghi quy tắc ấy vào một tệp hướng dẫn đặt ở thư mục gốc.
Bảng danh mục: phần biến ảnh thành tư liệu
Ảnh không kèm thông tin chỉ là ảnh đẹp. Một bảng tính đơn giản, mỗi dòng một món, là thứ biến kho ảnh thành tư liệu. Các cột nên có: mã món, tên gọi trong nhà, chất liệu, kích thước, cân nặng, người đang giữ, nơi cất, nguồn gốc theo lời kể, mức độ chắc chắn của nguồn gốc, tình trạng, tên các tệp ảnh, tên tệp ghi âm lời kể liên quan, ghi chú.
Cột "mức độ chắc chắn" giúp tách điều có giấy tờ với điều nghe kể, giống cách bài viết lại câu chuyện của món đồ trước khi trao đã gợi ý. Lưu bảng ở định dạng phổ biến, mở được bằng nhiều phần mềm, và xuất thêm một bản in giấy cất cùng hồ sơ.
Ghi âm lời kể và chép lời
Lời kể của người lớn tuổi là phần quý nhất và dễ mất nhất. Ghi âm ở phòng yên tĩnh, đặt máy gần người kể, thử nghe lại vài giây trước khi bắt đầu. Cách hỏi chuyện đã có ở bài truy nguồn gốc qua lời kể của người lớn tuổi. Ở đây chỉ nhấn hai việc kỹ thuật: giữ tệp gốc không cắt ghép, và chép lời ra văn bản. Bản chép lời giúp tìm kiếm, giúp người không nghe rõ giọng địa phương hiểu được, và vẫn đọc được nếu định dạng âm thanh sau này khó mở.
Lưu trữ: ba bản, hai loại, một nơi ngoài nhà
Người làm lưu trữ hay nhắc một quy tắc dễ nhớ: giữ ít nhất ba bản, trên ít nhất hai loại thiết bị khác nhau, và ít nhất một bản ở nơi khác ngoài nhà. Ví dụ: một bản trong máy tính, một bản trong ổ cứng rời cất trong tủ, một bản trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc ổ cứng gửi ở nhà người thân thành phố khác.
Thiết bị nào cũng có tuổi thọ. Ổ cứng hỏng, thẻ nhớ lỗi, dịch vụ trực tuyến có thể đổi chính sách. Vì vậy mỗi năm nên mở thử các bản sao, xem tệp còn mở được không, và chép sang thiết bị mới khi thiết bị cũ đã lâu năm. Khi một định dạng bắt đầu khó mở, chuyển sang định dạng phổ biến hơn.
Quyền riêng tư và an toàn
Không phải thứ gì số hoá xong cũng nên chia rộng. Giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ nhà đất, số tài khoản không nên để trong thư mục chia sẻ chung. Ảnh đồ quý không nên đăng công khai kèm địa chỉ nhà. Ảnh người còn sống, nhất là trẻ nhỏ, nên hỏi ý người đó hoặc cha mẹ trước khi chia ra ngoài gia đình. Thư mục chia cho họ hàng nên để chế độ chỉ xem, có một hai người được quyền sửa.
Một tình huống cụ thể: chia gia phả cho các chi ở xa
Một dòng họ có cuốn gia phả viết tay do chi trưởng giữ, các chi khác sống ở nhiều tỉnh và cả nước ngoài. Mỗi lần có người muốn xem, chi trưởng phải lấy ra, lật trang, chụp bằng điện thoại gửi đi. Gáy sách bắt đầu bung.
Một người cháu làm một buổi số hoá theo các bước ở trên: chụp từng trang từ trên xuống, hai đèn chiếu chéo, đặt tên theo số trang, gộp thành một tệp để xem, giữ bản gốc từng trang. Bảng danh mục ghi thêm những trang có chữ khó đọc. Bản số được lưu ở ba nơi, một thư mục chỉ xem được chia cho đại diện từng chi. Cuốn gia phả được cất lại vào hộp, từ đó chỉ mở vào ngày giỗ tổ.
Các bước một buổi số hoá tại nhà
- Chọn một nhóm nhỏ món đồ, đừng ôm quá nhiều trong một buổi.
- Chuẩn bị bàn sạch, nền trơn, thước, máy quét hoặc máy ảnh, găng tay.
- Ghi mã món vào bảng danh mục trước khi chụp.
- Quét hoặc chụp theo thứ tự đã định, cả mặt sau và chi tiết.
- Xem lại ảnh trên màn hình lớn, chụp lại tấm hỏng.
- Đổi tên tệp theo quy tắc, chép vào thư mục của món.
- Điền đủ thông tin vào bảng danh mục.
- Sao lưu ngay sang ít nhất một thiết bị khác.
- Cất bản gốc lại đúng chỗ, ghi ngày số hoá vào hồ sơ.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ lưu trong điện thoại hoặc trong một ổ cứng duy nhất.
- Chụp mặt trước ảnh mà bỏ mặt sau có chữ.
- Chỉnh sửa, phục hồi ngay trên bản gốc kỹ thuật số.
- Đặt tên tệp tuỳ hứng, vài năm sau không ai tìm được.
- Số hoá xong thì vứt bản giấy, nghĩ đã có bản số là đủ.
- Không ai ngoài một người biết mật khẩu tài khoản lưu trữ.
Khi người giữ dữ liệu không còn: ai mở được kho ảnh
Một kho ảnh nằm trong tài khoản trực tuyến của một người có thể đóng lại vĩnh viễn khi người đó mất mà không ai biết mật khẩu. Hãy ghi lại cách truy cập, cất trong phong bì niêm phong cùng các giấy tờ quan trọng, hoặc dùng tính năng chỉ định người thừa kế tài khoản nếu dịch vụ có. Chuyện dữ liệu số có phải là tài sản để lại theo di chúc không, chia thế nào, là câu hỏi cho luật sư.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn
Với phim nhựa, băng từ, đĩa cũ, hãy nhờ dịch vụ chuyển đổi có thiết bị đúng loại, đừng tự chạy trên máy cũ có thể làm đứt phim. Với giấy tờ đã giòn, dính, mốc, nhờ người làm bảo tồn giấy trước khi quét. Với chuyện quyền với tài khoản và dữ liệu khi người giữ mất, hỏi luật sư. Với tài liệu có thể có giá trị lịch sử cộng đồng, như văn bản cũ của làng, của họ, có thể liên hệ thư viện hay cơ quan lưu trữ địa phương để hỏi về việc số hoá và gửi lưu.
Khi mua thêm món mới cho tủ đồ gia đình, chẳng hạn từ Vật Phẩm Phong Thuỷ, hãy chụp và nhập vào bảng danh mục ngay hôm nhận hàng, kèm ảnh hoá đơn, để kho số luôn theo kịp kho đồ.