Kiểm kê đồ quý trong nhà lần đầu: chụp ảnh, đo đạc và ghi lý lịch từng món sao cho đúng
Trả lời ngắn: kiểm kê đồ quý lần đầu gồm bốn việc: chụp ảnh từng món theo một quy cách, đo và cân, ghi lý lịch theo mẫu cố định, rồi cất bản ghi ở hai nơi. Không viết, không dán nhãn trực tiếp lên đồ. Một buổi làm cẩn thận giữ lại được những thông tin sẽ mất dần theo năm tháng.
Các viện bảo tàng có cả một nghề riêng cho việc này, gọi là đăng ký hiện vật. Gia đình không cần làm tới mức đó, nhưng mượn vài nguyên tắc của họ sẽ giúp cuốn sổ gia bảo dùng được lâu, đọc được bởi cả những người chưa từng thấy món đồ.
Vì sao phải kiểm kê, khi đồ vẫn nằm yên đó
Đồ nằm yên, nhưng thông tin về đồ thì không. Người biết gốc gác già đi, ảnh cũ thất lạc, đồ bị dời chỗ khi sửa nhà, thỉnh thoảng có món được cho mượn rồi quên đòi. Khi xảy ra mất trộm, cháy hay lũ, một bộ ảnh rõ ràng là thứ duy nhất giúp mô tả được đồ đã mất cho cơ quan chức năng hoặc công ty bảo hiểm. Khi chia đồ cho con cháu, bản kiểm kê giúp mọi người cùng nhìn vào một danh sách, bớt được những câu "hình như còn cái nữa".
Chuẩn bị trước buổi kiểm kê
- Một bàn rộng, phủ khăn vải dày màu trơn, sáng màu, để đồ không trượt và dễ chụp.
- Găng tay vải cotton cho đồ kim loại, găng tay nitrile cho gốm men trơn và ngọc, vì găng vải dễ làm tuột đồ trơn.
- Thước dây mềm, thước kẻ, một chiếc cân nhà bếp chia gam.
- Điện thoại có máy ảnh, một tờ giấy trắng làm nền và một thước nhỏ đặt cạnh đồ khi chụp.
- Sổ ghi bằng bút chì hoặc bảng tính, tuỳ người làm quen cái nào.
Chọn ngày khô ráo, ban ngày, có ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ. Không làm khi có trẻ nhỏ chạy quanh bàn, và đặt đồ nặng ở sát mặt bàn chứ không chồng lên nhau.
Chụp ảnh sao cho dùng được về sau
Ảnh kiểm kê khác ảnh đăng mạng. Mục tiêu là nhận diện, không phải đẹp. Mỗi món chụp tối thiểu: chính diện, sau lưng, hai bên, đáy hoặc mặt trong, và cận cảnh từng chỗ đặc biệt như nét chạm, dấu hiệu, chỗ sứt, chỗ đã sửa. Đặt thước cạnh món đồ trong ít nhất một ảnh để sau này biết kích thước thật.
Tránh đèn flash vì nó làm mất màu men và tạo vệt loá trên đồ đồng. Ánh sáng ngày dịu, chiếu xiên, làm nổi nét chạm tốt hơn. Đặt tên tệp ảnh theo số của món đồ để ảnh không lạc khỏi bản ghi.
Mẫu ghi lý lịch cho từng món
| Mục | Ghi gì |
|---|---|
| Số hiệu | Ví dụ GB-01, GB-02, đánh liên tục |
| Tên gọi trong nhà | "Lư đồng của cụ", "bình hoa ngày Tết" |
| Mô tả | Chất liệu theo hiểu biết hiện tại, màu, hình dáng, đề tài trang trí |
| Kích thước, cân nặng | Cao, rộng, đường kính miệng, đáy; số gam |
| Tình trạng | Chỗ sứt, nứt, sửa, gỉ; ghi khách quan |
| Nguồn gốc | Ai có trước, có trong dịp nào, ai kể lại |
| Đường đi | Đã qua tay những ai, từng cất ở đâu |
| Nơi cất hiện tại | Phòng, tủ, ngăn |
| Ghi chú | Chỗ chưa chắc, ý kiến của người đã xem |
Ở mục chất liệu, nên viết "theo gia đình kể" hoặc "chưa kiểm định" thay vì khẳng định. "Đồng, chưa rõ loại" trung thực hơn "đồng đen cổ".
Đánh số mà không làm hại đồ
Đừng dán băng keo lên men gốm hay mặt đồng: keo để lại vệt, khi bóc có thể kéo theo lớp men yếu hoặc lớp gỉ ổn định. Đừng viết bút dạ lên đáy. Cách an toàn là buộc một thẻ giấy dày bằng chỉ cotton vào quai hoặc chân đồ, hoặc ghi số lên túi, hộp đựng. Với trang sức nhỏ, mỗi món một túi vải riêng có thẻ.
Những đồ cần kiểm kê đặc biệt cẩn thận
Có vài nhóm đồ dễ hỏng ngay trong lúc kiểm kê. Giấy cũ như gia phả, văn tự, thư từ không nên mở gấp mạnh tay; nếu nếp gấp đã giòn, chụp ở trạng thái đang gấp rồi để người có nghề bảo quản giấy xử lý. Tranh lụa, vải thêu không phơi ra nắng để chụp cho sáng. Đồ sơn mài bong tróc không lật úp lên mặt sơn. Trang sức nhỏ như hoa tai, mặt dây, khuy áo bạc dễ rơi lọt khe bàn, nên kiểm trong một khay có thành. Với đồ chưa rõ chất liệu, đừng thử bằng nam châm, nước hay lửa ngay trong buổi kiểm kê; chỉ ghi lại câu hỏi để hỏi sau.
Cất giữ bản ghi và giữ kín thông tin
Bản ghi nên có ít nhất hai bản: một bản giấy để trong nhà, một bản lưu ở nơi khác như nhà người thân tin cậy hoặc kho lưu trữ trực tuyến có mật khẩu. Đừng để bản ghi duy nhất nằm chung tủ với đồ, vì cháy hay lụt sẽ cuốn cả hai.
Cẩn thận khi đăng ảnh đồ quý lên mạng xã hội hay nhóm hỏi giá. Kèm ảnh nhà, ảnh cổng, ảnh tủ là đang công bố cho người lạ biết nhà mình có gì và để ở đâu. Muốn hỏi ý kiến, nên chụp đồ trên nền trơn, không lộ nhà, không lộ địa chỉ.
Sau buổi đầu tiên
Kiểm kê không phải làm một lần là xong. Mỗi năm một lần, chọn dịp dọn dẹp cuối năm, mở sổ ra đối chiếu: đồ còn đủ không, tình trạng có đổi không, có ai mới kể thêm chuyện gì không. Lần nào thêm được một câu chuyện là cuốn sổ quý thêm một chút. Ai muốn mua thêm hộp, tráp đựng cho đồ nhỏ thì có thể tham khảo các mẫu hộp gỗ, nhưng chọn loại gỗ đã khô kỹ, không mùi sơn nồng.