Giấy tờ, ảnh cũ, thư tay, huân chương: những gia bảo dễ bị xem nhẹ nhất và cách giữ cho đúng
Trả lời ngắn: ảnh cũ, thư tay, nhật ký, gia phả, sắc phong, bằng khen và huân chương là những gia bảo giữ câu chuyện của cả nhà, nhưng lại dễ mất nhất vì giấy sợ ẩm, sợ nắng, sợ mối và hay bị coi là "đồ linh tinh". Cách giữ đúng gồm ba việc: chụp hoặc quét lại tất cả rồi lưu ở ít nhất hai nơi, cất bản gốc phẳng trong hộp kín ở chỗ khô mát, và không làm gì không đảo ngược được như ép plastic, dán băng dính, viết đè lên mặt giấy. Giấy tờ có giá trị pháp lý hay sắc phong cổ thì nên hỏi luật sư hoặc cơ quan văn hoá trước khi xử lý.
Khi nói đến gia bảo, người ta nghĩ ngay đến lư đồng, bình gốm, vòng ngọc. Ít ai nghĩ đến tập ảnh đen trắng trong ngăn kéo hay chiếc hộp thiếc đựng thư. Thế nhưng khi con cháu hỏi "ông bà mình là ai, sống thế nào", thứ trả lời được lại chính là giấy. Bài này nói về nhóm gia bảo đó: vì sao nó dễ mất, gồm những gì, và giữ thế nào cho nó còn qua được vài đời.
Vì sao giấy là loại gia bảo dễ mất nhất
Giấy có bốn kẻ thù trong một ngôi nhà nhiệt đới: độ ẩm làm giấy mốc và dính vào nhau, ánh sáng làm mực phai và giấy ngả vàng, mối mọt và cá bạc ăn giấy, hồ dán, và chính con người, khi coi một tập giấy cũ là rác. Kim loại, gốm, đá chịu được nhiều năm bị bỏ quên; một tập thư bị bỏ quên trong một mùa nồm ở chỗ ẩm có thể dính thành một khối.
Ngoài ra, giấy còn chịu tác hại từ chính thứ đi kèm: ghim kẹp sắt gỉ để lại vết nâu, dây thun mục dính vào ảnh, album có lớp keo dính theo thời gian làm ố ảnh, túi nhựa mềm đổ mồ hôi trong mùa ẩm. Phần lớn hư hại của giấy không đến từ một tai nạn, mà từ những năm tháng lặng lẽ trong một chỗ cất không phù hợp.
Những loại gia bảo bằng giấy thường có trong nhà
| Loại | Giá trị với gia đình | Rủi ro chính | Việc nên làm trước |
|---|---|---|---|
| Ảnh đen trắng, ảnh màu cũ | Gương mặt, nơi chốn, sự kiện | Phai màu, dính nhau, keo album | Số hoá, ghi tên người trong ảnh |
| Thư tay, bưu thiếp, nhật ký | Giọng nói, suy nghĩ của người viết | Ghim gỉ, mực phai, giấy giòn | Mở phẳng, gỡ ghim nếu còn an toàn, số hoá |
| Gia phả, văn tế, giấy chữ Hán Nôm | Dòng họ, nguồn gốc | Mối, ẩm, không ai đọc được | Số hoá, nhờ người đọc và chép lại |
| Sắc phong, văn bằng cổ | Có thể là di sản của cộng đồng | Gấp gãy, ẩm, mua bán trái phép | Không xử lý, hỏi bảo tàng hoặc cơ quan văn hoá |
| Bằng khen, giấy chứng nhận | Công trạng, nghề nghiệp | Khung kính ẩm, nắng chiếu | Cất kèm hiện vật liên quan |
| Huân chương, huy chương | Công trạng, ký ức chiến tranh | Gỉ kim loại, dây vải mục, thất lạc giấy đi kèm | Giữ chung với giấy chứng nhận |
| Giấy tờ nhà đất, giấy tờ tài sản cũ | Pháp lý, lịch sử tài sản | Thất lạc, bị cắt, ép plastic | Giữ nguyên bản, hỏi luật sư |
Ảnh cũ: giữ gương mặt và giữ cả tên người
Một tấm ảnh không ghi chú là một tấm ảnh sắp mất nghĩa. Đến đời cháu, gương mặt trong ảnh không còn ai gọi được tên. Vì vậy việc gấp nhất với ảnh cũ không phải là bảo quản, mà là hỏi người lớn tuổi trong nhà xem trong ảnh là ai, chụp ở đâu, dịp gì, rồi ghi lại.
- Ghi chú mặt sau bằng bút chì mềm, viết nhẹ ở mép. Không dùng bút bi, bút dạ: mực có thể thấm sang mặt trước hoặc làm hằn mặt ảnh.
- Gỡ ảnh khỏi album có lớp keo dính nếu gỡ được dễ dàng. Nếu ảnh đã dính chặt, đừng cố cạy; chụp lại cả trang album và để nguyên.
- Cầm ảnh ở mép, tay khô sạch. Không chạm vào mặt ảnh.
- Cất ảnh đứng hoặc nằm phẳng trong hộp, xen kẽ giấy lót không axit nếu có, tránh để các mặt ảnh dính vào nhau.
Ảnh treo tường, nhất là ảnh thờ, chịu ánh sáng hằng ngày. Có thể giữ bản gốc trong hộp và treo bản in lại từ bản số hoá. Nhiều gia đình đã làm vậy với ảnh thờ: bản gốc cất kỹ, bản in để thờ, khi bản in phai thì in lại.
Thư tay, nhật ký, sổ ghi chép
Thư cũ thường được gấp nhiều lần, nhét trong phong bì, buộc bằng dây thun. Khi mở ra lần đầu, làm chậm. Giấy cũ có thể giòn và rách theo nếp gấp. Nếu giấy mở ra dễ, để nó nằm phẳng dưới một tấm giấy sạch và một quyển sách nhẹ vài ngày. Nếu giấy giòn tới mức bẻ là gãy, dừng lại, để nguyên nếp gấp, chụp những phần đọc được.
Ghim kẹp sắt, kẹp giấy, dây thun là thứ nên gỡ khi còn gỡ được an toàn, vì chúng sẽ còn làm hại giấy. Nhưng nếu ghim đã gỉ ăn vào giấy, gỡ ra sẽ để lại lỗ thủng; với tờ quan trọng, để người làm bảo tồn giấy xử lý. Phong bì nên giữ lại cùng thư: con tem, dấu bưu điện, địa chỉ người gửi là thông tin quý về thời gian và nơi chốn.
Gia phả, văn tế, giấy tờ chữ Hán Nôm
Nhiều nhà còn giữ gia phả, văn tế, câu đối viết tay bằng chữ Hán hoặc chữ Nôm, nhưng không còn ai đọc được. Giá trị của chúng nằm ở nội dung, nên việc quan trọng nhất là chụp lại rõ ràng toàn bộ và tìm người đọc, dịch, chép lại sang chữ quốc ngữ. Người đọc được có thể là người lớn tuổi trong họ, thầy đồ ở địa phương, người làm ở các trung tâm nghiên cứu Hán Nôm hay bảo tàng. Bản chép lại nên ghi rõ ai chép, chép từ bản nào, chỗ nào không đọc được.
Không phơi giấy Hán Nôm ra nắng để "hong khô", không ép lại bằng bàn là, không dán băng dính vào chỗ rách. Giấy dó và giấy bản thường bền hơn giấy công nghiệp nếu giữ khô, nhưng rất dễ bị mối khi để trong hòm gỗ ở chỗ ẩm. Bài mối mọt, gián, cá bạc với đồ gỗ, giấy, vải có cách phát hiện và phòng.
Sắc phong và văn bằng cổ: chỗ cần dè dặt
Một số gia đình, dòng họ còn giữ sắc phong, văn bằng thời phong kiến. Những tài liệu này có thể có giá trị lịch sử với cả cộng đồng, không chỉ riêng một nhà, và có thể thuộc diện được pháp luật về di sản văn hoá bảo vệ. Cũng vì thế, đây là thứ hay bị người ngoài hỏi mua, đôi khi với lời lẽ khá ngọt.
Nguyên tắc đơn giản: không bán, không cho mượn mang đi, không tự phục chế. Chụp ảnh lưu lại, cất phẳng trong hộp kín. Nếu muốn biết giá trị hay muốn nhờ bảo quản, liên hệ bảo tàng tỉnh hoặc cơ quan văn hoá địa phương. Nếu có ai đề nghị mua, hoặc gia đình đang tranh luận về việc ai giữ, hãy hỏi luật sư trước khi làm bất cứ việc gì.
Huân chương, huy chương, bằng khen
Huân chương thường gồm phần kim loại, phần dây vải và giấy chứng nhận đi kèm. Ba thứ đó nên ở cùng nhau: một chiếc huân chương mất giấy là mất phần lớn câu chuyện về ai được trao, vì việc gì.
- Không đánh bóng phần kim loại. Chỉ lau bụi bằng khăn mềm khô.
- Giữ dây vải tránh ẩm và côn trùng; dây đã mục thì để nguyên, đừng thay bằng dây mới nếu không cần thiết.
- Bằng khen đóng khung kính treo tường lâu năm hay bị ẩm đọng bên trong, mốc lan từ mép vào. Kiểm tra mỗi mùa nồm, nếu thấy đốm mốc thì tháo khung, để giấy khô thoáng trong bóng râm.
- Ghi lại câu chuyện: người được trao kể gì về dịp đó, ai còn nhớ.
Việc mua bán, trao đổi huân chương, huy chương có thể chịu những quy định riêng. Nếu có người hỏi mua, hay gia đình định chuyển nhượng, hỏi luật sư trước.
Giấy tờ nhà đất và giấy tờ tài sản cũ
Giấy tờ nhà đất cũ, kể cả loại tưởng đã hết hiệu lực, có thể vẫn cần cho những thủ tục về sau, nhất là khi có chuyện thừa kế hay ranh giới. Giữ nguyên bản, không cắt, không gỡ ghim nối các trang, không viết thêm, không ép plastic. Ép plastic là việc không đảo ngược được, và nếu sau này cần đối chiếu hay giám định giấy thì lớp nhựa có thể gây khó. Mỗi khi phân vân về giá trị pháp lý của một tờ giấy, mang bản chụp đi hỏi luật sư hoặc công chứng viên; bài này không thay được ý kiến pháp lý.
Số hoá: các bước làm ở nhà
Số hoá là việc nên làm đầu tiên vì nó bảo vệ nội dung ngay cả khi bản gốc hư hỏng. Không cần máy móc đắt tiền; một điện thoại đời gần đây và ánh sáng tốt là đủ cho phần lớn nhu cầu gia đình.
- Chọn chỗ sáng đều, tốt nhất là ánh sáng ban ngày gián tiếp gần cửa sổ, không để nắng chiếu thẳng lên giấy.
- Đặt giấy hoặc ảnh lên một mặt phẳng màu trơn, đặt điện thoại song song với mặt giấy để ảnh không bị méo.
- Chụp cả mặt trước lẫn mặt sau, kể cả mặt sau trông như trống trơn; dấu, chữ nhỏ thường ở đó.
- Chụp thêm một ảnh có thước kẻ đặt cạnh để biết kích thước thật.
- Đặt tên tệp theo một quy ước thống nhất, ví dụ mã hộp, mã tập, số thứ tự, thay vì để tên tự động của máy.
- Ghi một bảng danh mục đi kèm: mã tệp, nội dung, người trong ảnh, nơi cất bản gốc.
- Lưu ít nhất ba bản ở hai nơi khác nhau, ví dụ một bản trên máy tính, một bản trên ổ cứng rời, một bản trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến, và chia sẻ cho ít nhất một người khác trong nhà.
Với ảnh và giấy quan trọng, nếu có điều kiện, có thể nhờ dịch vụ quét chuyên nghiệp. Nhưng không đưa bản gốc duy nhất của sắc phong hay giấy tờ tài sản cho người lạ mang đi; nên làm tại chỗ hoặc có người nhà đi cùng.
Cất bản gốc đúng chỗ
- Hộp cứng có nắp, đặt nằm phẳng. Giấy to không gấp thêm nếp mới.
- Bìa hoặc túi giấy không axit nếu có; túi nhựa trong loại dùng cho lưu trữ tài liệu thì được, túi nhựa mềm có mùi thì nên tránh.
- Đặt ở phòng ở, chỗ khô mát, cách tường, cách sàn. Tránh gác mái nóng, tầng hầm, cạnh bếp, cạnh nhà tắm.
- Mỗi mùa nồm mở ra kiểm tra một lần, thấy đốm mốc thì tách riêng tờ đó ngay.
- Không để chung giấy với đồ kim loại có thể gỉ hay đồ gỗ đang có mối.
Một ví dụ: chiếc hộp thiếc đựng thư của ông
Hình dung một gia đình tìm thấy trong tủ của ông một hộp thiếc đựng hơn trăm lá thư ông bà viết cho nhau trong những năm xa cách, kèm vài tấm ảnh và một tấm huy chương không có giấy. Thư được gấp tư, nhiều lá dính vào nhau ở mép vì ẩm.
Cách làm hợp lý: không cố tách những lá đang dính; để cả hộp mở nắp vài ngày trong phòng khô thoáng, rồi tách từng lá khi giấy đã khô và tự rời. Lá nào tách ra được thì mở phẳng, chụp hai mặt, đánh số theo thứ tự trong hộp, vì thứ tự đó có thể là thứ tự thời gian. Ảnh được hỏi người cô lớn tuổi để ghi tên. Tấm huy chương được chụp, ghi lại lời bà kể về dịp ông nhận. Sau vài tháng, con cháu có một bản số hoá đầy đủ, một cuốn sổ chép tay tóm tắt từng lá, còn bản gốc nằm phẳng trong hai hộp giấy ở tủ phòng ngủ. Hộp thiếc gốc được giữ lại làm kỷ vật, rỗng.
Sai lầm thường gặp
- Ép plastic giấy tờ, ảnh cũ để "giữ cho bền". Không đảo ngược được và giữ ẩm bên trong nếu ép khi giấy còn ẩm.
- Dán băng dính trong vào chỗ rách. Keo ngả vàng, thấm vào giấy, rất khó gỡ.
- Phơi giấy, ảnh ẩm ra nắng gắt cho nhanh khô. Giấy cong vênh, mực phai.
- Chỉ số hoá mà không ghi chú, hoặc chỉ lưu một bản trong điện thoại của một người.
- Vứt phong bì, hộp, khung gốc. Chúng là một phần lý lịch.
- Tách huân chương khỏi giấy chứng nhận, chia mỗi người một thứ.
Khi nào cần người có chuyên môn
- Giấy tờ tài sản, di chúc, giấy tờ có giá trị pháp lý: luật sư hoặc công chứng viên.
- Sắc phong, văn bằng cổ, tài liệu có thể là di sản: bảo tàng, cơ quan văn hoá địa phương, và luật sư nếu có chuyện mua bán.
- Giấy chữ Hán Nôm cần đọc, dịch: người có chuyên môn Hán Nôm.
- Giấy đã mốc nặng, dính thành khối, ghim gỉ ăn sâu, ảnh bong lớp thuốc: người làm bảo tồn giấy và ảnh.
Lưu ý thêm về sức khoẻ: giấy mốc nặng có thể gây khó chịu cho đường thở, nhất là với người có bệnh hô hấp. Khi xử lý, đeo khẩu trang, găng tay, làm ở chỗ thoáng; ai có triệu chứng bất thường nên hỏi bác sĩ.
Gắn giấy với đồ vật để làm nên lý lịch
Giấy không chỉ là gia bảo tự thân; nó còn là lý lịch cho những gia bảo khác. Một tấm ảnh cũ chụp chiếc lư trên bàn thờ ông nội là bằng chứng chiếc lư đã ở trong nhà từ bao giờ. Một lá thư nhắc tới chiếc vòng bà được tặng ngày cưới là câu chuyện mà chiếc vòng không tự kể được. Bài giá trị của gia bảo nằm ở đâu gọi đó là lớp lý lịch, và nói rõ vì sao lớp này nhiều khi quý hơn chất liệu. Khi đã số hoá xong, hãy liên kết các tệp ảnh, thư với từng món đồ trong sổ gia bảo, và viết lại câu chuyện như bài viết câu chuyện món đồ trước khi trao lại đã gợi ý.
Nếu gia đình muốn dựng thêm một ngăn sách về phong tục, lễ nghi để con cháu đọc kèm những trang gia phả đã chép lại, có thể xem nhóm sách phong thuỷ, phong tục; nhưng cuốn sách quý nhất trên ngăn đó vẫn sẽ là cuốn sổ do chính người trong nhà viết.